Réceptionniste/Secrétaire médicale - Temps plein

Le centre de chirurgie Westmount Square est une clinique privée située au centre-ville avec un accès direct au métro Atwater. Elle est dotée de 2 blocs opératoires et d'une salle de réveil pouvant accueillir jusqu’à 10 patients.

Ayant à coeur d’offrir des services de santé humains et de qualité, la clinique se positionne comme chef de file des blocs opératoires privés au Québec, tant par la variété des chirurgies offertes (bariatrie, orthopédie, général, neurologie, etc) que par l’excellence des soins prodigués.

Dû au vif succès de la clinique, notre activité a triplé dans la dernière année, et nous sommes activement à la recherche de nouveaux talents partageant nos valeurs pour rejoindre l’équipe.

Intitulé du poste en interne : Réceptionniste médicale (Ortho / Bariatrie / Général/ Endoscopie)

Description de Poste :

En collaboration avec les Représentants Services aux Patients et les assistants administratifs assure le bon fonctionnement quotidien des activités administratives en lien avec les patients du Centre chirurgical Westmount Square. Il/elle accueille des clients et répond à leurs questions non médicales, prépare tous les documents requis à l’ouverture de leur dossier patient et assure la tenue administrative de ceux-ci.

Principales responsabilités :

Accueil des visiteurs :

• Assurer un accueil chaleureux et professionnel des visiteurs, patients, et employés de l'établissement tout en fournissant des informations utiles et en facilitant leur passage.
• S'assurer que les visiteurs se sentent les bienvenus et confortables dans les locaux.
• Répondre aux demandes de renseignements de base et fournir des informations utiles sur le centre.

Accueil des patients :

• Accueillir les patients de manière courtoise et professionnelle dès leur arrivée à la clinique.
• Répondre aux questions des patients concernant les procédures, les politiques de la clinique, les frais, etc.
• S'assurer du confort des patients à la réception
• Gestion des rendez-vous :
• Confirmer les rendez-vous avec les patients par téléphone ou par e-mail.
• Répondre aux demandes de changement de rendez-vous ou d'annulation en suivant les procédures établies.

Gestion des appels téléphoniques :

• Répondre aux appels téléphoniques de manière professionnelle et orienter les appels vers le service approprié.
• Prendre des messages précisément en l'absence du personnel concerné.
• Traiter les appels urgents de manière appropriée.

Support administratif :

• Remplir et mettre à jour les dossiers des patients de manière confidentielle.
• Effectuer des tâches administratives telles que la saisie de données, la gestion des factures, etc.
• Collaborer avec le personnel médical pour s'assurer de la précision des informations des patients.

Gestion des dossiers médicaux :

• Assurer la tenue et l'organisation des dossiers médicaux des patients.
• Préparer les dossiers pour les consultations et les procédures.

Coordination interne :

• Collaborer étroitement avec les infirmières, les médecins et le personnel médical pour garantir une communication efficace.
• Transmettre les informations pertinentes aux membres de l'équipe médicale en temps opportun.

Compétences requises :

• Bonne connaissance du français (parlé et écrit);
• Bonnes connaissances en informatique (Microsoft Word, Excel, Office, etc.);
• Très bon esprit d'équipe et collaboration;
• Excellentes capacités d’organisation et de priorisation, à gérer plusieurs tâches en même temps;
• Capacité à tolérer efficacement le stress;
• Autonome, discret;
• Excellentes compétences interpersonnelles;
• Engagement envers un service à la clientèle pour les patients

Relations internes et externes :

• Toute l’équipe administrative
• Équipe de nursing en pré-admission et soin post-opératoire
• Chirurgiens
• Patients

Exigences et compétences recherchées

• Diplôme pertinent d’un milieu scolaire en secrétariat ou en administration
• Minimum d’un (1) an d’expérience dans un milieu de soins de santé (hôpital ou clinique médicale)
• Bonne connaissance du français et de l’anglais (parlé et écrit).
• Bonnes connaissances en informatique (Microsoft Word, Excel, Office, etc.).
• Très bon esprit d’équipe.
• Excellentes capacités d’organisation et de priorisation, à gérer plusieurs tâches en même temps.
• Bonne gestion du stress.
• Autonomie, débrouillardise.
• Excellentes compétences interpersonnelles.
• Engagement envers des soins de qualité & sécuritaires pour les patients.

Type d'emploi : Temps plein

Avantages :

• Aide au Transport Quotidien
• Assurance Dentaire
• Assurance Invalidité
• Assurance Maladie Complémentaire
• Assurance Vie
• Congés payés
• Événements d'Entreprise
• Heures d’arrivée et de départ flexibles

Formation:

• DEP/ AEC ou Certificat (Souhaité)

Expérience:

• administration secteur la santé: 1 an (Obligatoire)
• Secréteriat: 2 ans (Obligatoire)
• administration & Gestion: 3 ans (Obligatoire)
• Gestion de la relation client: 3 ans (Obligatoir