Adjointe exécutive bilingue - Rive Nord - Domaine immobilier ( VV)

Poste permanent
70 à 78k$
River Nord
Présentiel, temps plein (permis de conduire et véhicule requis)
BILINGUE 


Une expérience d'au moins 8 ans dans un rôle similaire est exigée pour ce poste 

Sous la supervision directe du Président, l’adjointe exécutive assure un soutien administratif de haut niveau, coordonne les dossiers sensibles, assure le lien avec les parties prenantes clés (avocats, notaires, investisseurs), et participe activement à la préparation, la rédaction et le suivi de documents légaux et administratifs. Ce rôle stratégique exige une grande autonomie, de la rigueur et un excellent sens de la confidentialité.
 

Principales responsabilités :

Soutien à la direction

• Gérer l’agenda du Président et coordonner ses rendez-vous.

• Accompagner le Président lors de rencontres externes (notaires, avocats, banques, comptables, etc.).

• Rédiger et mettre à jour les documents légaux (procurations, résolutions, protocoles d’entente, instructions, etc.).

• Préparer l’ordre du jour des réunions du conseil d’administration et assurer le suivi (comptes rendus, envois).

• Gérer les échanges professionnels avec les partenaires et prestataires externes.

Administration générale

• Rédiger et corriger les documents administratifs (Word, Excel).

• Mettre à jour les contacts professionnels du Président.

• Préparer les documents pour toutes les réunions de direction.

• Préparer les instructions pour les notaires ou avocats dans le cadre de financements, investissements ou prêts.

• Monter les dossiers de financement et assurer leur mise à jour (documents, listes, suivis).

• Tenir à jour les profils des prêteurs et investisseurs (versions physiques et électroniques).

• Assurer les suivis et communications annuelles avec les actionnaires.

• Préparer les salles de réunion (présentiel et visioconférence) lors des rencontres de la direction.

• Assurer le classement et la gestion documentaire des dossiers de la direction.

Profil recherché

• D.E.P. ou D.E.C. en bureautique ou en administration.

• Minimum 8 ans d’expérience pertinente dans un rôle similaire.

• Expérience ou connaissance du milieu juridique, notarial, immobilier ou de la construction.

Compétences techniques

• Excellente maîtrise de Word, Excel, Outlook et PowerPoint.

• Connaissance d’autres logiciels bureautiques (un atout).

• Parfait bilinguisme (français et anglais, à l’écrit comme à l’oral).

Aptitudes personnelles

• Autonomie, sens de l’initiative, grande rigueur.

• Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle.

• Forte capacité d’adaptation et gestion des priorités.

• Discrétion, professionnalisme, excellente mémoire.

• Aisance en communication téléphonique en français et en anglais.

Vous vous reconnaissez dans ce profil ? Envoyez votre candidature à h.llorca@totemtalent.ca dès maintenant !
Nous remercions toutes les personnes intéressées, mais seules celles correspondant au profil recherché seront contactées.
Nota : Le genre masculin est utilisé dans ce texte dans le seul but d’en alléger la lecture.

* L’usage de l’anglais est requis dans le cadre de ce poste afin de traduire du contenu, de communiquer avec des parties prenantes anglophones, et de respecter les exigences linguistiques liées aux produits et à leur diffusion sur des marchés anglophones.
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